Experteninterview: Stella Genge zum Thema Zeitmanagement im Homeoffice

Gemeinsam mit Frau Genge beleuchten wir die typischen Probleme im Homeoffice bezüglich des Zeitmanagements. Außerdem gibt es wertvolle Tipps, wie Angestellte, aber auch Arbeitgeber*innen ihr Zeitmanagement verbessern können.

JustHomeoffice: Frau Genge, welches sind typische Probleme, die beim Zeitmanagement im Homeoffice entstehen?

Stella Genge: Arbeitet man im Homeoffice, gestaltet man sich die Arbeitszeiten für gewöhnlich um einiges flexibler als bei der Arbeit im Büro. Einerseits bringt das viele Vorteile, weil man Berufliches und Privates besser aufeinander abstimmen kann. Durch die veränderten und flexiblen Arbeitszeiten kann es andererseits aber zu Erreichbarkeits- und Abstimmungsproblemen im Team kommen. Bei der Arbeit im Homeoffice ist es oft unklar, wie die anderen Teammitglieder an dem Tag ihre Arbeitszeit eingeteilt haben und so kann es manchmal dazu kommen, dass man die Kolleg*innen vergebens versucht zu erreichen. Aufgrund dessen bleiben viele Sachen liegen und können nicht gleich erledigt werden. 

Ein weiteres Problem sind die fehlenden physischen Grenzen zwischen Arbeits- und Freizeit. Im Homeoffice wird das Zuhause gleichzeitig zum Arbeitsplatz, weswegen es auch nach der eigentlichen Arbeitszeit und an Wochenenden schwerfallen kann, sich gänzlich von der Arbeit zu lösen, keine E-Mails zu beantworten oder geschäftliche Angelegenheiten zu erledigen.

Was sind Ihre besten Tipps für ein besseres Zeitmanagement für Angestellte im Homeoffice?

Man kann sich die Arbeitszeiten im Homeoffice gerne flexibel einteilen, gleichzeitig sollte man aber fixe „Homeoffice-Arbeitszeiten“ für sich festlegen und sich an diese halten. Beim Zeitmanagement am Heimarbeitsplatz ist es wichtig, genauso wie im Büro, eine Routine zu entwickeln, um mit der Zeit und den Deadlines gut zurechtzukommen. 

Ein guter Ansatz ist es, die Aufgaben auf eine To-do Liste zu schreiben. So verliert man nicht den Überblick über die Arbeit und kann die Zeit leichter auf die verschiedenen Aufgaben aufteilen. Man sollte sich aber nicht zu viel vornehmen, sondern realistisch bleiben. Wenn man nämlich am Ende des Tages nicht alles von der To-do Liste geschafft hat, wirkt sich das negativ auf die Motivation aus.

Außerdem ist es von Vorteil, wenn man fixe Zeiten für das Lesen und Beantworten von E-Mails festlegt. E-Mails lenken oft von der Arbeit ab und sorgen dafür, dass man aus dem Workflow geworfen wird. Am besten ist es, den Posteingang 2- oder 3-mal am Tag zu kontrollieren, zum Beispiel zu Beginn der Arbeitszeit, nach dem Mittagessen und eine Stunde vor Arbeitsende. 

Außerdem darf man nicht auf Pausen vergessen. Diese sollte man für sich nutzen und sie nicht vor dem Computer oder am Diensthandy verbringen. Regelmäßige Auszeiten sind wichtig für die Produktivität und Motivation. Ein Zeitplan mit vorab bestimmten Arbeits- und Auszeiten hilft dabei, konzentriert zu arbeiten und auch keine zu lange Pause zu nehmen, da sonst die Arbeit aufgeschoben wird.

Und was raten Sie Arbeitgeber*innen, um das Zeitmanagement ihrer Angestellten zu verbessern?

Ich finde es wichtig, es den Angestellten zu ermöglichen, ihre Arbeitszeit im Homeoffice flexibel einzuteilen und nicht auf starren Bürozeiten zu beharren. Haben Angestellte die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit bis zu einem gewissen Grad frei zu bestimmen, sind sie für gewöhnlich motivierter und fühlen sich bei der Arbeit auch viel wohler. 

Um Abstimmungs- und Erreichbarkeitsprobleme zu verhindern, können Kernarbeitszeiten im Team vereinbart werden, falls diese ohnehin nicht schon in den Dienstverträgen festgehalten sind. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Team-Mitglieder für diese paar Stunden am Tag füreinander immer erreichbar sind und die Arbeit gut vorankommt. Als Arbeitgeber sollte man sich ebenfalls Zeit für individuelle Gespräche mit den Angestellten nehmen, um zu überprüfen, wie es ihnen im Homeoffice geht, welche Herausforderungen bestehen und wie man sie unterstützen kann.

Genauso wichtig sind Online-Konferenzen, in denen das gesamte Team zusammenkommt und die Möglichkeit hat, sich abzustimmen, Informationen zu teilen und die nächsten Deadlines festzulegen. Andererseits lassen wir in unserem Team Konferenzen manchmal auch ausfallen, wenn es gerade nichts Wichtiges oder Dringendes zu besprechen gibt und die Angelegenheit auch mit einer E-Mail erledigt werden kann. So spart man den Angestellten einiges an Zeit, damit sie sich ohne große Unterbrechungen auf ihre Arbeit konzentrieren und ihren Zeitplan einhalten können.

Stella Genge

Yaasa GmbH

Head of Marketing & Sales
www.xing.com/Stella_Genge
www.yaasa.de

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