Experteninterview: Elisabeth Gieseler
Frau Gieseler über die Wichtigkeit von Zeitmanagement im Homeoffice und welche Rolle Routinen im Arbeitsalltag dabei spielen. Dabei gibt Sie hilfreiche Tipps, wie man sich die Zeit besser einteilt und die Trennung zwischen Privat und Arbeit leichter gestaltet.
JustHomeoffice: Frau Gieseler, welches sind typische Probleme, die beim Zeitmanagement im Homeoffice entstehen?
Elisabeth Gieseler: Aus meiner Sicht beginnen die Probleme beim Homeoffice schon damit, die Motivation aufzubringen, um in den Arbeitstag zu starten. Oftmals fehlt eine Arbeitsroutine und Angestellte wissen nicht, mit welcher Aufgabe sie am besten in den Tag starten und wie sie ihren Tag sinnvoll strukturieren sollen. Ablenkung und Prokrastination sind sicher weitere typische Probleme im Homeoffice, die letztendlich Zeit fressen. Vielen fällt es schwer, sich zu konzentrieren und im Internet zu surfen erscheint verlockender, als sich an die Arbeit zu setzen. Die Konzentration kann auch ein unaufgeräumter Arbeitsplatz stören. Fehlende Zeitpuffer kommen als weitere Schwierigkeit hinzu.
Was sind Ihre besten Tipps für ein besseres Zeitmanagement für Angestellte im Homeoffice?
Um die oben genannten Schwierigkeiten in den Griff zu bekommen, gibt es zum Glück einige Tricks. Wichtig ist zunächst ein guter Zeit- und Aufgabenplan. Ich arbeite sehr gerne mit ToDo-Listen. Diese geben nicht nur das befriedigende Gefühl, eine Aufgabe abhaken zu können, sondern helfen auch dabei, Prioritäten zu setzen. Zudem ist es oftmals hilfreich, ähnliche Aufgaben zu bündeln und so zum Beispiel wichtige Telefonate hintereinander zu tätigen.
Um das Problem der morgendlichen Motivationsprobleme zu meistern, empfehle ich die „Eat the frog“-Methode. Dabei startet man mit der Aufgabe, die man am schwierigsten oder unangenehmsten empfindet, in den Tag. Dies kann ein Telefonat, eine E-Mail oder in meinem Fall ein besonders schwieriger Text sein. Im besten Fall ist diese Aufgabe damit rasch erledigt und man kann sich mit freiem Kopf anderen Themen widmen.
Ebenso wichtig ist es, Routinen zu entwickeln. Direkt vom Bett an den Laptop ist meistens keine gute Idee. Vielleicht beginnen Sie den Tag mit einem kleinen Spaziergang oder machen sich in Ruhe einen guten Kaffee. Die Mittagspause sollten Sie ebenso wenig vergessen wie den Feierabend und daher am besten direkt in den Tagesplan einbauen. Neben Pausen sollte der Tagesplan auch Zeitpuffer vorsehen, denn immer wieder kann eine Aufgabe länger dauern als geplant oder etwas dazwischen kommen.
Um Ablenkung und Prokrastination zu vermeiden, gibt es mittlerweile Apps und Tools für den PC, die verlockende Webseiten und Messenger für eine bestimmte Zeit stumm schalten. Einigen hilft es auch, das Handy in ein anderes Zimmer zu legen, um sich ganz auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren zu können.
Bei der Konzentration spielt aber auch die Arbeitsumgebung eine große Rolle. Ein unordentlicher Schreibtisch lenkt oft ab. Daher rate ich Angestellten im Homeoffice, sich eine angenehme, aber aufgeräumte Arbeitsumgebung zu schaffen. Alle benötigten Hilfsmittel und Unterlagen sollten griffbereit sein, sodass man nicht lange suchen muss. Unwichtige Dinge sollten Sie dagegen vom Schreibtisch verbannen. Dies schafft dann auch Platz für eine Blume, ein Foto oder etwas anderes, das den Arbeitsplatz angenehmer gestaltet.
Und was raten Sie Arbeitgeber*innen, um das Zeitmanagement ihrer Angestellten zu verbessern?
Freiberufler*innen und Angestellte fühlen sich im Homeoffice immer wieder allein oder allein gelassen. Daher ist es von Arbeitgeberseite oder als Auftraggeber*in sinnvoll, gelegentlich nachzufragen, wie es den Mitarbeitenden geht und ob es etwas gibt, mit denen sie unterstützt werden können. Informelle Gespräche, die bis zu einem gewissen Grad den Small Talk im Büro ersetzen, sind ebenfalls eine Idee, um das Gemeinschaftsgefühl trotz Homeoffice zu stärken. Vielleicht führen Sie eine Art „virtuelle Kaffeepause“ über Zoom ein oder Sie treffen sich einmal in der Woche zu einem informelleren Zoom-Call? Oft müssen zudem Absprachen genauer sein als im Büro, wo man im Zweifelsfall Kolleg*innen fragen kann.
Wie lassen sich Beruf und Privatleben besser voneinander abgrenzen?
Freiberufler*innen und Menschen, die im Homeoffice arbeiten, haben oft das Gefühl, mehr und länger zu arbeiten als im Büro und dass eine Entgrenzung von Arbeit und Privatem entsteht. Daher rate ich zu festen Arbeitszeiten und dazu, den Feierabend nicht zu vergessen. Nach Feierabend kann dann auch mal das Handy ausgeschaltet werden.
Ideal ist auch hier eine feste Routine zu entwickeln. Beispielsweise können Sie zum Ende des Arbeitstages die ToDo-Liste für den nächsten Tag erstellen und dann ganz bewusst zu einer Aktivität übergehen, die den Übergang von Beruf zu Privatleben markiert. Ich plane oft auch bereits die Texte für den nächsten Tag und bereite diese vor. Dies spart mir am nächsten Morgen oft viel Zeit. Wenn Sie den ganzen Tag vor dem PC gesessen haben, könnten Sie beispielsweise nach der Arbeit eine Runde spazieren gehen oder Sport machen.
Elisabeth Gieseler
Freiberufliche Texterin aus Köln
Linguistin und Texterin
Expertin für Webseitentexte und Blogbeiträge
www.elisabeth-gieseler.de
