Videokonferenz-Knigge: Die 11 goldenen Regeln für Online-Meetings

So klappt die Videokonferenz im Homeoffice

Wer kennt es nicht? Die Videokonferenz im Homeoffice. Die Corona Pandemie hat viele Menschen zum Arbeiten in die eigenen vier Wände verbannt. Eine Umfrage des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) hat ergeben, dass 93% der knapp 500 befragten Unternehmen vermehrt auf Web- oder Videokonferenzen setzen. Und auch veränderte Arbeitsstrukturen verlangen neue Maßnahmen. Wo die Bürobelegschaft normalerweise in einer Runde zusammensitzt um die Aufgaben des Tages zu besprechen, tummelt man sich nun in einem Online-Meeting-Raum. Ob Zoom, Teams oder Skype, Kommunikation ist von hoher Priorität, vor allem wenn Mitarbeiter über Städte- oder Landesgrenzen hinweg verteilt sind. Allerdings können diese Meetings schnell unübersichtlich werden. Vor allem die Technik ist für einen reibungslosen Ablauf wichtig. Daneben gibt es diverse andere Aspekte zu beachten, um Meetings so produktiv und zielorientiert wie möglich zu gestalten. Hier sind 11 goldene Regeln für Videokonferenzen im Homeoffice. 

1. Die richtige Umgebung

Generell sollte man bei der Wahl des Arbeitsplatzes auf eine ruhige und störfreie Umgebung achten. Steht eine Videokonferenz an gibt es zusätzliche Dinge zu beachten, wie zum Beispiel ein aufgeräumter Schreibtisch, die richtigen Lichtverhältnisse sowie ein neutraler Hintergrund, welche eine angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen. Damit das Meeting ohne Unterbrechungen von statten gehen kann ist es außerdem sinnvoll Türen abzuschließen, damit Kinder, Mitbewohner oder Partner nicht ungefragt in den Raum platzen können. Ein Zettel an der Tür kann Mitbewohner wissen lassen wann man nicht gestört werden darf. Außerdem sollte für die Kontrolle der Geräuschkulisse und der Vermeidung von Atemgeräuschen das Mikrofon in der Zeit, in der nicht gesprochen wird, stumm gestellt werden. Bei Konferenzen innerhalb des Büros sollte auf die richtige Kameraplatzierung geachtet werde, sodass alle Teilnehmer gut sichtbar sind. 

2. Die richtige Technik

Grundsätzlich sollte man bei der Arbeit im Homeoffice auf leistungsstarke Geräte und eine funktionierende Internetverbindung achten, damit auch im Falle von Videokonferenzen auf die Technik Verlass ist. Ein gutes Notebook kann hier schon ausreichen. Für professionelle Besprechungen kann außerdem ein Videokonferenzsystem von Vorteil sein. In allen Fälle ist eine gute Kamera ein Muss um von allen Teilnehmer gut gesehen werden zu können. 

3. Multitasking vermeiden

Zieht sich die Videokonferenz in die Länge kann man schnell in Versuchung geraten die Zeit mit anderen Dingen zu verbringen. Egal ob das Verfassen von E-Mails, Online Shopping, oder das Checken von Social Media Kanälen. Jegliche Art von Ablenkung sollte während einer Videokonferenz vermieden werden. Die eigenen Aktivitäten sind den restlichen Teilnehmern zwar verborgen, doch es fällt schnell auf wenn man nicht aufmerksam zuhört oder sich aktiv am Geschehen beteiligt. Außerdem ist Konzentration wichtig um die eigenen Aufgaben zu notieren und sich spontan beteiligen und sofort auf mögliche Fragen antworten zu können. 

4. Augenkontakt halten

Wie beim persönlichem Kontakt ist es auch in der Videokonferenz wichtig den anderen Gesprächsteilnehmern in die Augen zu schauen. Daher sollte man in Richtung Kamera blicken anstatt zum empfangenden Bild. Dadurch wird ein offener und aufmerksamer Eindruck vermittelt und die Gesprächspartner wissen, dass man ihnen aufmerksam zuhört. Des Weiteren ist ständiger Augenkontakt ein Signal, dass man nicht mit anderen Dingen beschäftigt ist, die den Fokus ablenken können. 

Videokonferenz
Quelle: Unsplash

5. Der passende Dresscode

Ja, auch im Homeoffice sollte man auf den Dresscode achten. Dieser kommt vor allem bei Videokonferenz zum Tragen. Daher sollte man die Jogginghose im Schrank lassen und wie im Büro auch auf Business Kleidung setzen. Das macht einen professionellen Eindruck und suggeriert dem Gehirn automatisch, dass man sich im Arbeitsmodus befindet. Gedeckte Farben eigenen sich am besten für ein geringes Kontrastverhältnis. Auf gemusterte Kleidung sollte man aufgrund einer eventuellen Interferenzbildung verzichten. 

6. Pünktlichkeit und Vorbereitung

Um die anderen Teilnehmer nicht unnötig warten zu lassen und Stress zu vermeiden, sollte man sich bereits ein bis zwei Minuten vor Beginn des Meetings einwählen. Außerdem ist es hilfreich sich bereits im Vorfeld mit der Bedienung des Online-Meeting-Raumes vertraut zu machen und die möglichen Funktionen zu kennen. Ohnehin sollte man Ton-, Bild- und Übertragungsqualität testen, um Komplikationen und Unterbrechungen zu vermeiden.

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Quelle: Unsplash

7. Ausreichende Beleuchtung

Die Beleuchtung der Arbeitsumgebung hat enorme Auswirkungen auf Bildqualität und Ausstrahlung. Tageslichtlampen sind für optimale Konzentration die beste Wahl. In zu dunklen Räumen kann es schnell zu Bildrauschen kommen. Doch auch Überbelichtung kann die Teilnehmer blenden und dadurch ablenken. Einrichtungsgegenstände mit reflektierenden Oberflächen gilt es aus dem Sichtbereich zu entfernen. Außerdem ist es wichtig Gegenlicht und direkte Sonneneinstrahlung zu vermeiden. Generell sollte die Beleuchtungsstärke im Arbeitsraum bei 500-600 Lux liegen.

8. Ein aufgeräumter Desktop

Stichwort Desktop Sharing: Für viele Fragen und Probleme ist eine Bildschirmfreigabe ideal. Daher sollte man bereits im Vorfeld  sicherstellen, dass der eigene Rechner aufgeräumt ist und man weiß wo sich die benötigten Dateien befinden. Ein eigener Ordner für Beruf bzw. Videokonferenzen, auf den man sofort zugreifen kann, ist ein hilfreiches Tool für einen besseren Überblick und Ordnung am Rechner. Denn private Unterlagen und Fotos haben im professionellen Meeting nichts zu suchen. Des Weiteren sollten alle anderen Anwendungen geschlossen und Bildschirmschoner sowie Energiesparmodus deaktiviert werden. 

9. Störfaktoren eliminieren

Nicht nur Mitbewohner können während einer Videokonferenz einen Störfaktor darstellen. Das Handy stellt hier eine Gefahrenquelle dar. Daher sollte man auf die anderen Teilnehmer Rücksicht nehmen und darauf achten dieses vorher auf stumm zu stellen. Auch Geräte wie Amazon-Alexa können plötzlich auf bestimmte Wörter reagieren und das Meeting unterbrechen. 

10. Gesprächsregeln festlegen

Eine schlechte Internetverbindung kann ebenso einem reibungslosen Ablauf von Videokonferenzen im Wege stehen wie schlechte Akustik. Für einen besseren Klang sollte ein schallarmer Raum in der Wohnung gewählt werden um Rückkopplungen zu vermeiden. Auch Teppiche oder schallabsorbierende Raumelemente können zu der Verminderung von Echos beitragen. Daneben ist es wichtig laut und deutlich zu sprechen. Es kann hilfreich sein zu Beginn des Meetings nachzufragen, ob man akustisch von allen verstanden wird. Eventuelle Lärmquellen außerhalb der Wohnung können durch das Tragen eines Headsets, welches Umgebungsgeräusche besser filtert, ausgeblendet werden. Sollte man nicht über ein Headset verfügen, gilt es darauf zu achten, dass Mikrofone Echo-Cancellation unterstützen. Auf Dauer können Videokonferenzen die Konzentration beeinträchtigen. Dennoch ist es wichtig Disziplin zu bewahren, nicht dazwischen zu reden und andere Teilnehmer ausreden zu lassen.   

11. Begrenzungen setzen

Dies gilt nicht nur für die Dauer der Videokonferenzen sondern auch für die Teilnehmerzahl. Effizienz ist hier oberstes Gebot. Die Energie kann unter übermäßig langen Meetings im Homeoffice schnell leiden. Um das Produktivitätslevel möglichst hoch zu halten sollten die Meetings maximal 60 bis 90 Minuten dauern. Und auch eine geringe Teilnehmerzahl erleichtert die Kommunikation. Es sollten lediglich Personen teilnehmen, die wichtige und essenzielle Aspekte beizutragen haben. Als Faustregel gilt maximal acht Personen zuzuschalten. Denn eine zu hohe Teilnehmerzahl verlangsamt nicht nur die Verbindung sondern ermöglicht auch zu vielen Personen möglicherweise durcheinander zu reden. 

Fazit

Bei vermehrter Arbeit im Homeoffice und einer steigenden Anzahl an Videokonferenzen sind die oben genannten Tipps eine gute Basis für ein erfolgreiches Treffen im Online-Meeting-Raum. Sollte dennoch einmal der Überblick verloren gehen, kann immer ein Moderator eingesetzt werden, welcher die Gesprächsbeiträge leitet. Zumal so ein Eindruck der Planung und besseren Gesprächskontrolle generiert wird. Indem Unternehmen vermehrt auf Videokonferenzen umstellen, können auch viele Geschäftsreisen sowie Pendelverkehr vermieden werden, was sich positiv auf das Zeitmanagement und den Klimawandel auswirkt. Alles in allem gibt es bei Videokonferenzen im Homeoffice Pro und Kontra. Die Verwendung der richtigen Tools und Beachtung der oben genannten Tipps garantieren jedoch, dass Online-Besprechungen zum effektiven Arbeiten beitragen, anstatt einen zusätzlichen Stressfaktor für alle Beteiligten darzustellen.

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