Möglichkeit der Zeiterfassung im Homeoffice

Zeiterfassung ist für Unternehmen jeder Größenordnung ein wichtiges Thema. Doch bekommt sie vor allem vor dem Hintergrund des Homeoffices eine ganz neue Gewichtung, da das Thema Zeiterfassung für das Arbeiten im heimischen Arbeitszimmer nämlich noch relevanter wird. Arbeit, die man nicht im Büro erbringt, setzt logischerweise ein gewisses Maß an Vertrauen der Arbeitgeber*innen an die Mitarbeiter*innen voraus. Der*die Arbeitgeber*in muss sich schließlich darauf verlassen können, dass die Angestellten ihren Tätigkeiten auch im Homeoffice gewissenhaft nachkommen. Arbeiten diese jedoch in den eigenen vier Wänden, ist es schwieriger die Arbeitszeiten zu messen. Regelt man die Arbeitszeiten nicht auf Vertrauensbasis, hat die Arbeitszeiterfassung hier eine wichtige Rolle. Daher ist es sowohl für Arbeitgeber*innen als auch Arbeitnehmer*innen wichtig, sich mit dem Thema Zeiterfassung in Bezug auf Homeoffice im Detail auseinanderzusetzen. Diese kann nämlichen ganz besonders bei einer dezentralen Arbeit für Transparenz auf beiden Seiten sorgen.

Verschiedene Methoden bieten zahlreiche Möglichkeiten Arbeitszeiten zu erfassen und zu dokumentieren. Doch existieren gesetzliche Vorschriften, die die Regelungen zur Zeiterfassung im Homeoffice bestimmen? Welche Rechte und Pflichten haben Unternehmen bei der Zeiterfassung ihrer Angestellten im Homeoffice und welche Freiheiten und Rechte Arbeitnehmer*innen haben, wird in diesem Artikel erklärt. Wir zeigen, wie sich die betriebliche Zeiterfassung im Homeoffice am besten gestalten lässt!

Gesetzliche Grundlagen zur Zeiterfassung

Arbeitszeitgesetz

Bei den gesetzlichen Grundlagen zur Zeiterfassung steht das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) im Fokus. Das Arbeitszeitgesetz regelt, wie der Name schon vermuten lässt, alles rund um die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer*innen. Hier werden Regelungen hinsichtlich der Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen, auch zur Nachtarbeit, definiert. Das Arbeitszeitgesetz verfolgt dabei zwei konkrete Ziele: Zum einen soll das Gesetz den ausreichenden Schutz für Arbeitnehmer*innen generieren und zum anderen gleichzeitig die nötige Flexibilität für Unternehmen erhalten. Mit diesem Gesetz schützt der Gesetzgeber durch die Regelungen der täglichen Arbeitszeiten die Gesundheit der Beschäftigten. Es besagt, dass Angestellte grundsätzlich nicht länger als acht Stunden pro Tag arbeiten dürfen. Die Rahmenbedingungen für flexible Arbeitszeiten geben vor, dass in Ausnahmefällen bis maximal zehn Stunden pro Tag gearbeitet werden darf, wenn die anfallenden Überstunden dann innerhalb eines halben Jahres wieder ausgeglichen werden.

Pausenzeiten von 30 Minuten sind dann einzulegen, wenn der*die Arbeitnehmer*in eine Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden hat, 45 Minuten, wenn die Arbeitszeit mehr als neun Stunden beträgt. Die Unternehmen profitieren von dem Gesetz, da es einen Rahmen für verschiedene spezifische Arbeitszeitmodelle schafft. Das verhilft ihnen zu mehr Flexibilität und die Möglichkeit sich dadurch im globalen Wettbewerb zu behaupten. Zu der Dokumentation der Arbeitszeiterfassung gibt es ebenfalls eine zentrale Regelung im Arbeitszeitgesetz. § 16 besagt, dass der*die Arbeitgeber*in dazu verpflichtet ist, die Arbeitszeit aufzuzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht. Nach diesem Gesetz müssen Arbeitgeber*innen dann die Arbeitszeiten dokumentieren, wenn Mehrarbeit oder Überstunden vorliegen, die über die geregelte Arbeitszeit hinausgehen. Das Arbeitszeitgesetz gilt, ebenso für Beschäftigte im Büro, für alle Arbeitnehmer*innen, die im Homeoffice arbeiten. Somit sind diese Regelungen also auch bei der Remote-Arbeit von Zuhause einzuhalten.

Verpflichtung der Arbeitgeber*innen

Wie im Büro gelten auch im Homeoffice dieselben rechtlichen Regelungen zur Zeiterfassung. In einem Urteil von 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) zwar beschlossen, dass die Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber*innen zur Pflicht wird. Jedoch richtet sich dieses Urteil nicht direkt an die Unternehmen, sondern an die Länder der EU. Nun liegt es in deren Macht und Interesse, das Urteil in ein Gesetz zu verabschieden. In Deutschland gibt es also zurzeit keine grundsätzliche Verpflichtung die Arbeitszeit zu erfassen. Somit gibt es auch keine genaue Vorgabe für das Arbeiten im Homeoffice. Ab wann die Pflicht für Zeiterfassung jedoch wirklich konkret wird, bleibt abzuwarten. Ein Datum für das Verabschieden eines solchen Gesetzes gibt es bis dato noch nicht. So gilt erst einmal weiterhin das bestehende Recht zur Dokumentation der Arbeitszeiten. In diesem ist das Erfassen von Überstunden bereits jetzt Pflicht.

Vorteile der Zeiterfassung im Homeoffice

Transparenz

Sowohl für die Beschäftigten als auch das Unternehmen kann die Zeiterfassung eine gewisse Transparenz hinsichtlich der geleisteten Arbeitsstunden liefern. Schnell kann nachgeprüft werden, ob die Arbeits-und Pausenzeiten eingehalten wurden. Auch kann so kann man kontrollieren, ob es eventuell zu Mehrarbeit und Überstunden gekommen ist. Mitarbeiter*innen können nachweisen, dass sie im Homeoffice auch wirklich gearbeitet haben und Arbeitnehmer*innen haben die nötigen Daten für interne Verwaltungsangelegenheiten. Außerdem kann man so auch die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen gewährleisten. Vor allem Arbeitgeber*innen sind somit rechtlich auf der sicheren Seite, da sie so die Einhaltung der jeweiligen Gesetze nachweisen können. So bietet die Zeiterfassung im Homeoffice neben Transparenz auch Sicherheit.

Planungserleichterung

Zeiterfassung ermöglicht zudem eine einfachere Planung. Arbeitnehmer*innen können durch die gewonnene Transparenz ihre eigene Zeit viel besser einplanen. Sie wissen so ganz genau, wie viel Zeit sie für bestimmte Aufgaben investieren. Außerdem können sie so auch einfacher Urlaubs- oder Fehltage weit im Voraus einplanen und -kalkulieren. Doch auch das Unternehmen erhält Vorteile hinsichtlich der Einsatzplanung. Da Arbeitgeber*innen dank der Zeiterfassung ganz genau wissen, welche*r Mitarbeiter*in zeitlich ausgelastet sind und welche*r nicht, können sie Aufgaben besser verteilen. So können auch Beschäftigte teilweise entlastet werden. Auch Fehl-und Urlaubszeiten können dabei helfen zukünftige Personaleinsätze effizienter zu gestalten.

Fairness

Beschäftigte im Homeoffice neigen oftmals dazu Überstunden anzuhäufen. Irgendetwas gibt es immer noch zu erledigen und der Arbeitstag könnte theoretisch immer weiter gehen. Zeiterfassung kann dabei helfen einerseits dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter*innen nicht zu viel arbeiten, aber auch, dass, wenn es mal zu Mehrarbeit kommt, diese auch fair entlohnt wird. Zusätzlich geleistete Arbeitsstunden werden auf den entsprechenden Arbeitszeitkonten verbucht und können dann zum richtigen Zeitpunkt „abgearbeitet“ werden.

Arbeitsgefühl

Die Grenzen zwischen Privat- und Arbeitsleben können im Homeoffice schnell miteinander verschwimmen. Die gewohnte Umgebung, in der man sich wohlfühlt, strahlt nicht unbedingt eine Arbeitsatmosphäre aus. Zeiterfassung im Homeoffice kann dabei helfen zu verdeutlichen, dass auch Arbeit Zuhause trotzdem Arbeit ist. Mithilfe des Erfassens der Arbeitszeiten wird deutlich, dass auch im Homeoffice Arbeitszeiten gelten, in der man betriebliche Leistungen zu erbringen hat. Auch wenn man in den eigenen vier Wänden sitzt.

Zeiterfassung im Homeoffice
Quelle: Unsplash

Maßnahmen zur Zeiterfassung

Stechuhren, Stundenzettel und Zeiterfassungsterminals sind eher für die Zeiterfassung von Beschäftigten vor Ort im Unternehmen geeignet. Neben diesen stationären Systemen, gibt es aber auch einige mobile Lösungen, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen in den eigenen vier Wänden zu erfassen. Solche modernen Systeme bieten neben der klassischen Erfassung der Arbeitszeit eine Möglichkeit für Beschäftigte im Homeoffice. Hier vier Möglichkeiten:

Excel-Tabellen

Die Zeiterfassung mittels Excel-Tabellen funktioniert analog zum Stundenzettel. Arbeitnehmer*innen, die im Homeoffice arbeiten, tragen hier in zuvor erstellte Vorlagen ihre jeweiligen Arbeitszeiten selbstständig ein. Die Anwendung an sich ist relativ simpel. Allerdings kann diese Art der Erfassung schnell mal unübersichtlich und fehleranfällig sein. Zudem ist die Formatierung der Excel-Tabelle recht aufwendig und nimmt relativ viel Zeit in Anspruch. Trotzdem sind solche Tabellen mit Excel, dem Generalisten und Allrounder der Büroanwendungen, für das ein oder andere Unternehmen dennoch passend und geeignet.

Browser

Über den Browser kann die Arbeitszeit ebenfalls erfasst werden. Dies erfolgt mit jeweiligen Erweiterungen für den entsprechenden Browser, welche ganz einfach auf den Desktop heruntergeladen werden können. Solche Systeme gleichen einer digitalen Stempeluhr. Beschäftigte im Homeoffice können sich direkt über den Browser einloggen und ihre Arbeitszeiten erfassen. Diese mobile Lösung eignet sich besonders gut für das Arbeiten im Homeoffice. Die eingetragenen und gebuchten Zeiten sind nämlich live und überall verfügbar. Mit Hilfe dieser webbasierten Zeiterfassung werden die Zeitdaten der Mitarbeiter*innen quasi in Echtzeit dokumentiert.

Apps

Inzwischen gibt es auch zahlreiche Apps über welche man die Arbeitszeit im Homeoffice tracken kann. Mit Hilfe dieser mobilen Apps werden die Zeitdaten direkt an die Unternehmenssoftware geleitet. Dort werden sie dokumentiert und ausgewertet. Die Erfassung der Arbeitszeit erfolgt bei den meisten Apps entweder manuell oder mit einem Stundentimer. Viele Apps verfügen auch über eine standortbasierte Zeiterfassung. Arbeitsstunden können aufgezeichnet und an die Personalabteilung weitergeleitet werden.  Ein Vorteil hier ist, dass die Apps in ihrer Bedienung simpel sind.

Chatbots

Sogenannte Chatbots eignen sich ebenfalls für die Erfassung der Arbeitsstunden im Homeoffice. Hier können Arbeitnehmer*innen beispielsweise über eine App oder aber einen Desktop-Chat miteinander kommunizieren. Mit Hilfe einfacher Kommandos wie „Einstempeln“, „Pause“ oder „Ausstempeln“ kann dann die Erfassung der Arbeitszeit dann je nachdem gestartet, pausiert oder beendet werden. Ist der Chatbot mit einer entsprechenden Software verbunden, können geleistete Stunden direkt automatisch im System übernommen werden. Vorgesetzte können dann direkt darauf zugreifen und die Daten prüfen.

Zeiterfassungs-Tools und Apps

AccountSight

AccountSight bietet umfangreiche und zahlreiche Funktionen zur Zeiterfassung. Dabei erfüllt die Software viele Anforderungen der meisten Unternehmen. Nutzer*innen haben die Möglichkeit ihre Arbeitsstunden via Excel einzureichen oder aber die Zeiten direkt online in der App erfassen. Praktisch ist, dass Arbeitgeber*innen die Stundenzettel direkt in der Anwendung ablehnen oder genehmigen können. Das System sendet regelmäßig Erinnerungen. Dank dieser Funktion  vergisst man nicht seine Zeiten aufzuzeichnen. Weitere Funktionen von AccountSight sind Urlaubs- und Überstundenverwaltung, Rechnungserstellung und Kostenerfassung.

Verfügbar für: Android, iPhone und Desktop
Kosten: Gratis ab einem*r User*in, 10 USD für erweiterte Version pro User*in

Clockodo

Diese Software ist bereits seit 2011 auf dem Markt und bietet eine Art digitaler Zeiterfassung in Form einer Stempeluhr. Die Anwendung kann man als eine Art Timer während der Arbeitszeit nutzen oder die Zeiten später per Hand nachtragen. Darüber hinaus ermöglicht Clockodo Arbeitsstunden bestimmten Projekten und Kunden zuzuordnen. Zudem kann man Auswertungen als Tabelle oder Diagramme darstellen, was Überprüfungen erleichtert und so einen besseren Überblick verschafft. Eine weitere nützliche Funktion bietet der Export von Daten der Mitarbeiter*innen für die Lohnbuchhaltung.

Verfügbar für: Android, iPhone und Desktop
Kosten: zweiwöchige kostenlose Testphase, dann 6,50 Euro pro User*in

mite

mite ermöglicht eine browserbasierte Erfassung und Auswertung der Arbeitszeit. Alles was man benötigt ist also eine funktionierende Internetverbindung und ein aktueller Browser oder ein Smartphone. Dabei ist das Tool sowohl für Teams als auch Freiberufler geeignet. Bei Arbeitsaufgaben kann man die Stoppuhr über mite starten oder man trägt die Zeiten manuell nach. Ausführliche Reports zu den Arbeitszeiten stehen dann sofort zu Auswertung bereit. Da mite webbasiert ist, stehen die Daten jederzeit dem*der Nutzer*in oder auch dem Team und wenn gewünscht auch Kunden*innen zur Verfügung.

Verfügbar für: Desktop und Smartphones, mite go im Appstore
Kosten: 30-tätige kostenlose Testphase, dann 5 Euro pro Nutzer*in im Monat, 10 Euro für zwei Nutzer*in

Toggl

Toggl steht Nutzern*innen sowohl als Desktop-, Webversion oder aber als Mobile-App zur Verfügung. Die Software ermöglicht das Erfassen von Arbeitszeiten entweder mit einer Stoppuhr oder mit  einer manuellen Eingabe der Zeiten. Dabei ist es möglich die erfassten Daten der Arbeitszeiten in verschiedene Programme zu exportieren. Außerdem können Zeitinvestitionen bestimmten Projekten, Kunden oder Teilleistungen zugeordnet werden. Dadurch dass Toggl auf verschiedenen Anwendungen genutzt werden kann, arbeiten die einzelnen Apps synchron. Zeiterfassung kann also auf der Webseite gestartet werden und auf dem Smartphone beendet werden. Auch ohne eine Internetverbindung können Zeiten offline getrackt werden. Toggl verfügt über Team-Management-Features und ist so auch für die Zeiterfassung Teams kleinerer und mittlerer Unternehmen geeignet. Man kann in Echtzeit verfolgen, wer an welchem Projekten arbeitet und wie viel Zeit bereits investiert wurde.

Verfügbar für: Android, iPhone und Desktop
Kosten: „Free“-Variante für bis zu fünf User*innen kostenlos, bis 18 $ pro Monat für User*innen in der Premium-Version

Papershift

Die Anwendung Papershift bietet neben der Option Arbeitszeiten zu erfassen noch zahlreiche weitere Features. Neben der Zeiterfassung umfasst Papershift Funktionen wie die Dienstplanung. Hier können Schichten erstellt und Mitarbeiter*innen ganz einfach per Mausklick eingeteilt werden. Das beschleunigt, bzw. automatisiert die Personaleinsatzplanung. Auch lassen sich hier problemlos Urlaubs-und Abwesenheitszeiten planen. Mitarbeiter*innen können dank Online-Zugang ihre Abwesenheiten für eine Genehmigung oder Ablehnung selber eintragen aber auch ihren Dienstplan einsehen und Verfügbarkeiten angeben. Die Zeiterfassung kann dann nahtlos via Dienstplan, Online-Stempeluhr oder aber per Stempeluhr-App auf dem Smartphone  erfolgen. Alles wird zentral synchronisiert und in der Papershift-Cloud gespeichert. Als Erweiterung zu der Web-Anwendung dient die App der mobilen Zeiterfassung.

Verfügbar für: Android, iPhone und Desktop
Kosten: zweiwöchige kostenlose Testphase, dann je nach gewähltem Paket und Funktionen zwischen 2 und 10 Euro.

Fazit

Da die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben, besonders im Homeoffice, oftmals verschwimmen, ist die Zeiterfassung gerade hier besonders sinnvoll. Eine systematische und korrekte Zeiterfassung kann sowohl für Arbeitnehmer*innen als auch Arbeitgeber*innen einen großen Mehrwert haben. Gerade im technisch geprägten Homeoffice gibt es einige mobile Möglichkeiten, die für die Zeiterfassung zur Verfügung stehen. Für eine notwendige Transparenz – auch im Homeoffice – müssen Unternehmen solche modernen Optionen ihren Mitarbeiter*innen anbieten. Da Homeoffice-Arbeit immer beliebter wird, wird auch die Zeiterfassung im Homeoffice eine immer wichtigere Rolle spielen.

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