Paperless (Home)-Office – Weg mit dem Papier!

Papierfrei – Komplett Digital!

Papier ist ein wichtiger Begleiter für uns. Es begleitet uns schon unser ganzes Leben lang. Die ersten Schritte in Richtung Lesen und Schreiben lernen haben wir alle mit Stift und Papier gemacht. Doch die Zeiten ändern sich. Durch die immer weiter fortschreitende Technologie haben wir als Menschen viel mehr Möglichkeiten, wie wir unsere Gedanken auf „Papier“ bringen – es benötigt schon lange kein echtes Papier mehr. Der Computer war das erste Digitale Gerät, welches es uns ermöglicht hat, Texte komplett ohne Stift und Papier zu schreiben. Mit Hilfe von einer Tastatur kann man ganz einfach Texte verfassen, ohne Ressourcen zu verbrauchen. Jedoch vermissen viele aber das gewohnte Gefühl, einen Stift auf Papier zu setzen. Hier verschafft die Technologie aber abermals eine Abhilfe – und zwar mit Hilfe von Tablets.

Was ist Paperless Office?

Wie der Begriff schon vermuten lässt, handelt es sich beim Paperless Office um den Verzicht auf Papier. Anstatt die Notizen klassisch in einem Notizblock oder auf losem Papier zu verfassen, macht man dies ganz einfach digital. Befürworter von diesem Konzept sind der Meinung, dass man dadurch Geld sparen kann, die Organisation besser funktioniert und die Produktivität gesteigert wird. Außerdem soll es die Umwelt schonen, da man durch den Verzicht auf Papier auch keine Rohstoffe wie Holz in Anspruch nimmt. 

Wie macht man das? Welche Geräte kann man nutzen?

Dies gestaltet sich oft ganz einfach. Man benötigt einen Laptop, oder ein Tablet. Theoretisch ist es auch mit dem Smartphone möglich, allerdings ist das nicht so komfortabel, da hier die Displaygröße kleiner, und die Eingabemöglichkeiten im Vergleich zum Laptop oder Tablet etwas eingeschränkter sind. Bei der Wahl der Hardware für das Paperless Office sind der Wahl keine Grenzen gesetzt.

Paperless Office
Quelle: Pixabay

Welchen Vorteil hat das?

Laut einer Studie der Viadesk GmbH aus dem Jahr 2018 drucken Deutsche Angestellte im Durchschnitt 26 DINA4 Seiten am Tag. Eine Menge Holz, im wahrsten Sinne des Wortes. Verzichtet man daher auf das Papier und geht „Paperless“, so kann man einiges an Geld sparen und dabei auch die Umwelt schonen.

Ein weiterer Vorteil ist die Tatsache, dass man seine Notizen und Unterlagen viel einfacher ordnen und mit den Kolleg*innen teilen kann. Mit einem Klick ist das Dokument schon beim Gegenüber, während es früher mühsam erst einmal gescannt oder gar per Fax zugesendet werden musste.

Insbesondere im Homeoffice, also in den eigenen vier Wänden, möchte man sich wohlfühlen und alles geordnet haben. Hier bietet eine Papierlose Dokumentation den Vorteil, dass man keine überfüllten Ordner im Haus mehr verstauen muss, sondern alle Dokumente griffbereit und mit einem Klick zur Verfügung hat!

Eine Sache, die manche bei dem Digitalen vermissen, ist die persönliche Note von Handschriftlichen Notizen. Doch dieser Nachteil gehört mittlerweile auch schon der Vergangenheit an, denn die neuesten Tablets sind mittlerweile so fortgeschritten, dass eine Eingabe mit dem dazugehörigen Stift sich nahezu so anfühlt, als würde man auf einem Stück Papier schreiben. Es gibt sogar eigens dafür entwickelte Displayfolien, die leicht angeraut sind, um ein fast zu 100% authentisches Schreibgefühl zu ermöglichen.

Was eignet sich für mich persönlich?

Ob man sich nun dafür entscheidet, die Notizen am Laptop über eine Tastatur einzugeben, oder man sich das klassische Gefühl von Stift und Papier in das Jahr 2021 holen möchte, liegt an den ganz persönlichen Bedürfnissen. Wenn man eher dazu neigt, viel Text zu schreiben, so bietet sich definitiv eher ein normaler Laptop an. Denn die meisten können schneller Tippen als Sie schreiben können.

Fertigt man aber öfters mal Zeichnungen an oder möchte man schnelle Notizen in eine PDF schreiben, so bietet sich ein Tablet mit dem dazugehörigen Stift eher an. Vor allem für Studierende ist dies eine gute Wahl, da man in die Folien der Vorlesungen zu den dazugehörigen Kapiteln seine Notizen machen kann.

Datensicherheit und Datenverlust

Verschüttet man versehentlich den Kaffee auf das Papier, so ist das oft sehr ärgerlich. Wenn man Glück hat, ist das Dokument eventuell noch einigermaßen lesbar und ist mit einem Fön noch zu retten. Wirklich schön sieht das aber nicht aus…

So etwas kann im Paperless Homeoffice nicht passieren, denn die Geräte sind meistens Wasserdicht und können kleinere Unfälle locker aushalten. Doch bei einer Sache sollten Anwender*innen dennoch vorsichtig sein: Nämlich beim Schutz ihrer Daten. Wenn man seine kompletten Unterlagen digitalisiert hat, sollten natürlich Unbefugte nicht darauf zugreifen können. Hier gilt es, den Rechner oder das Tablet mit einem Passwort oder anderweitig, wie etwa mit einem Fingerabdrucksensor oder einer Gesichtserkennung, zu sichern.

Wenn der Rechner oder das Tablet kaputt gehen, ist das immer ärgerlich. Umso ärgerlicher ist es, wenn sich wichtige Daten darauf befinden und man jetzt nicht mehr darauf zugreifen kann. Ganz besonders schlimm ist es, wenn sich das gesamte Dokumentenarchiv darauf befindet und man für seine Arbeit darauf angewiesen ist. Hier ist es besonders wichtig, seine Daten regelmäßig zu sichern, indem man sie entweder manuell jeden Tag auf einer externen Festplatte sichert, oder ganz praktisch auf einer Cloud mit Hilfe eines Cloud-Services speichert. Dabei reichen generell auch die kostenfreien Versionen aus, wenn man sich wirklich nur auf die Dokumente beschränkt, die man auf keinen Fall verlieren darf. Befinden sich darunter aber hochauflösende Fotos, Videos oder andere Dateien, die viel Speicherplatz benötigen, so sollte man eine Cloud mit mehr Speicherfunktion wählen. Allerdings sind diese dann kostenpflichtig!

Paperless Office
Quelle: Pixabay

Wie gelingt der Wechsel am besten?

Falls ihr euch jetzt dafür entschieden habt, den Wechsel zum Papierlosen Homeoffice vollzuziehen, fragt ihr euch bestimmt, wie ihr das am besten angehen sollt. Hierzu zwei kleine Tipps, mit denen der Start gut gelingen wird.

Tipp #1: Bestandsaufnahme der aktuellen Unterlagen

Zunächst einmal solltet ihr eure Unterlagen checken und eine Bestandsaufnahme machen, welche Dokumente ihr digitalisieren wollt. Denn manche sollte man im Original behalten, wie etwa die Geburtsurkunde.

Hat man die Bestandsaufnahme erledigt, ist es nun an der Zeit, die Dokumente zu digitalisieren. Dabei reicht oft schon ein Smartphone. Denn mittlerweile haben die Kameras eine so hohe Aufnahmequalität, dass sie sogar mit einem Scanner mithalten können und man oft kaum noch einen Unterschied bemerkt. Jedoch ist ein Scanner komfortabler, da man hier die Blätter einfach nur hineinlegen muss. Steht einem ein großer Berg an Papier bevor, den es zu digitalisieren gilt, so bietet es sich an, einen Scanner zu nutzen. Falls es aber nur einige Dokumente sind, reicht ein Smartphone mit einer Scanner App vollkommen aus.

Tipp #2: Die passende Software & Hardware

Nachdem man nun seinen Bestand an Unterlagen digitalisiert hat, gilt es nun das Fundament der Ordnung für die zukünftigen Notizen und Dokumente zu legen. Nun gilt es sich eine passende Strukturierung für die Dateien zu überlegen, sich eine geeignete App oder ein Programm auszusuchen und natürlich auch ein Gerät zu wählen. Bei der Beschriftung von Dateien bietet sich beispielsweise an, zunächst Jahr, dann den Monat und den Tag zu schreiben. So kann man die Dateien ganz Praktisch chronologisch sortieren.

Die Wahl der Hardware liegt wie schon erwähnt ganz an euren eigenen Bedürfnissen. Ein Tablet bietet die einfachste Möglichkeit, handschriftliche Notizen zu erstellen. Befindet man sich im gleichen Ökosystem mit all seinen Geräten, sprich ist das Tablet und der Rechner von Apple, so bieten sich ebenfalls viel mehr Möglichkeiten, wie man die beiden miteinander verbinden kann. So kann man Beispielsweise am Tablet die Notizen schreiben und diese dann am Rechner erneut bearbeiten.

Fazit

Paperless Office ist im Vormarsch. Im Zuge der Digitalisierung findet diese Art der Organisation immer mehr Anklang, da sie praktisch ist und Ressourcen schont. Bei der Umstellung empfiehlt es sich zunächst einmal klein anzufangen, da alle großen Veränderungen am Anfang immer etwas Zeit brauchen, bis die Automatismen in Position gekommen sind. Wenn man sich aber daran gewöhnt hat, klappen die Prozesse später immer besser.

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