Diese Tools und Apps sind im Homeoffice unumgänglich

Mit dem Aufkommen der Verlagerung der Arbeit vom Büro ins Homeoffice wurde die Notwendigkeit von Tools, die die Arbeit der Arbeitnehmer*innen erleichtern, immer größer. Somit haben in den letzten Jahren Unternehmen immer mehr Tools entwickelt, die man in die vier Bereiche Kommunikation, Dateien teilen, Produktivität und Projektmanagment gliedern kann. Damit Arbeitnehmer*innen nicht den Überblick bei all den Tools verlieren, stellen wir die wichtigsten Online-Tools für die Arbeit im Homeoffice vor.

Was sind eigentlich Online-Tools?

Das Wort Tool kommt aus dem Englischen und bedeutet Werkzeug. Allgemein versteht man unter Online-Tools Programme, welche die Nutzern*innen bei ihrer Arbeit unterstützen sollen. In der Regel handelt es sich dabei um Dienstprogramme, die das Erledigen von Aufgaben in bestimmten Bereichen erleichtern, aber auch zur Kommunikation dienen. Durch das Arbeiten im Homeoffice sind beispielsweise Videokonferenzen sehr beliebt, um mit den Koleg*innen in Kontakt zu bleiben.

Online-Tools für mehr Kommunikation im Homeoffice

1. Slack:

Bei dem Programm Slack handelt es sich um ein Chat-Programm, welches gerne für die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens, aber auch für die Kommunikation mit externen Partnern, genutzt wird. Die Unterhaltungen werden in Channels organisiert, die nach unterschiedlichen Themenbereichen benannt werden können. Außerdem können die Kommunikationspartner miteinander telefonieren, sowohl ohne als auch mit Video, und es können verschiedene Apps wie Google Drive und Trello integriert werden. Zusätzlich kannst du mit der App Memos an dich selbst mit wichtigen Informationen oder Erinnerungen schreiben.

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2. Zoom:

Zoom ist ein Cloud-basierter Videokonferenzdienst und wird gerne für Meetings in der Arbeitswelt in Zeiten des Homeoffice verwendet. Die Teilnehmer*innen können entweder per Audio oder zusätzlich auch per Video miteinander kommunizieren. Außerdem sind in den Videokonferenzdienst auch noch kleinere Features eingebaut, wie die Möglichkeiten das Meeting aufzunehmen, um es sich zu einem späteren Zeitpunkt nochmal anzusehen, direkt auf das Gesagte in Form von Reaktionen zu reagieren oder bei Ergänzungen oder Nachfragen die Hand zu heben, um den Wunsch etwas zu sagen zu signalisieren. Außerdem haben Teilnehmer*innen die Möglichkeit ihren Bildschirm mit den anderen Teilnehmern*innen zu teilen oder auch Abstimmungen durchzuführen.

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3. Skype:

Skype ist ein internetbasierter Instant-Messaging-Dienst, welcher Videokonferenzen, IP-Telefonie, Video- und Nachrichtenchats unterstützt. Außerdem gibt es auch hier die Möglichkeit den Bildschirm und Dateien mit anderen zu teilen.

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4. Google Meet:

Bei Google Meet handelt es sich um einen von Google entwickelten Videokommunikationsdienst. Anders als bei den bisher vorgestellten Online-Tools, ist in Google Meet kein Chat integriert, sondern nur die Möglichkeit mit anderen mit oder ohne Video zu kommunizieren. Für die Möglichkeit eines Chats muss auf die App Google Chat zurückgegriffen werden. Allerdings hat Google Meet den Vorteil Termine für Besprechungen mit einem Mausklick in den Google Calendar zu importieren. Übrigens ist es den Teilnehmern*innen auch möglich untereinander den Bildschirm miteinander zu teilen.

5. TeamViewer:

TeamViewer ist eine Software, die den Fernzugriff, Fernsteuerung und Fernwartung von Computern ermöglicht. Mittlerweile ist in der Software auch ein Videokommunikationsdienst integriert, weshalb auch Videotelefonie mit dem Programm möglich ist.

6. Microsoft Teams:

Microsoft Teams wurde von Microsoft entwickelt und hat sowohl die Möglichkeit Textnachrichten zu verschicken als auch Videokonferenzen stattfinden zu lassen. Der Dienst bietet den Vorteil, dass er sich einfach mit den anderen Microsoft Diensten verknüpfen lässt. Dies erleichtert nicht nur das Teilen von Dateien, sondern auch die Zusammenarbeit beim Erstellen von Dateien oder Präsentationen.

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Online-Tools für den Austausch von Dateien

7. Google Drive:

Google Drive ermöglicht nicht nur das Speichern von Dokumenten in der Cloud, sondern auch deren gemeinsames Bearbeiten mit anderen Teilnehmern*innen. Das geht ganz einfach im Browser und die User müssen keine zusätzlichen Programme installieren. Zu Beginn stehen jedem*r Nutzer*in 15 GB kostenlosem Speicherplatz für das Speichern von Dateien zur Verfügung. Bei Bedarf kann man aber kostenpflichtig den Speicher erweitern. Für die Registrierung benötigt man ein Google-Konto.

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8. Microsoft Cloud:

Microsoft Office 365 ist eine Kombination aus einem Online-Dienst, einer Office-Webanwendung und einem Office-Software-Abonnement. Dieses Rundumpaket bietet die Möglichkeit Dateien (z.B. PowerPoint oder Word-Dateien) zu erstellen und diese per Cloud online zu speichern sowie mit anderen zu teilen. Man benötigt hierfür allerdings ein kostenpflichtiges Abonnement. Studierende erhalten Microsoft Office inkusive Cloud für die Dauer des Studiums kostenlos.

9. Dropbox:

Dropbox ist ein Cloud-Storage Service, der er ermöglicht Dateien zu teilen und mit mehreren Personen zu bearbeiten. In der kostenlosen Version stehen den Nutzern*innen zwei GB Speicherplatz zur Verfügung. Das Teilen von Dateien wird möglich, wenn der dazugehörige Link zum passenden Ordner geteilt wird.

Online-Tools für mehr Produktivität

10. Forest:

Forest ist eine zum Teil kostenpflichtige App, mit der produktives Arbeiten im Homeoffice erleichtert werden kann und Nutzer*innen gleichzeitig auch noch etwas Gutes für die Umwelt tun. Die App funktioniert folgendermaßen: Zu Beginn wird ein Timer gestellt, wie lange der*die Nutzer*in produktiv arbeiten möchte. Für diesen Zeitraum werden alle Benachrichtigungen für das jeweilige Gerät deaktiviert. Falls der*die Nutzer*in sein*ihr Ziel erreicht und den Timer nicht vor der abgelaufenen Zeit beendet, gibt es eine Belohnung in Form von Münzen. Diese Münzen kann man ab einem bestimmten Betrag nutzen, um einen Baum zu pflanzen. Da die App allerdings alle Benachrichtigungen ausschaltet, solltest du sie wirklich nur nutzen, wenn du ungestört arbeiten willst und dabei nicht zwangsläufig für deine*n Arbeitgeber*in erreichbar sein musst.

11. Spotify oder Amazon Music:

Falls du zu denjenigen gehörst, die mit ein bisschen Musik im Hintergrund besser arbeiten können, eignen sich die Streamingdienste Spotify und Amazon Prime Music. Auf beiden Streaming Plattformen finden Nutzer*innen verschiedene Musikrichtungen und teilweise auch Podcasts.

12. Strechly:

Die App Strechly kann dir im Homeoffice helfen, dich an deine wohlverdienten Pausen zu erinnern, um anschließend wieder gestärkt und produktiver weiterarbeiten zu können.

Online-Tools perfekt für das Projektmanagment

13. Monday:

Mithilfe von Monday kann man Aufgaben auf die einzelnen Teammitglieder verteilen. Außerdem können monatliche Ziele und deren Priorisierungen festgelegt werden und der Status der Erledigung der Aufgaben durch die einzelnen Teammitglieder können eingesehen werden. Des Weiteren können verschiedene Tools (beispielsweise für Mails) mit Monday verknüpft werden.

14. Asana:

In Asana können für einzelne Projekte in Unteraufgaben gegliedert werden, welche an die Teammitglieder verteilt werden können. Eine Zeitleiste ermöglicht den einzelnen Mitgliedern den Überblick zu behalten, bis wann die Projekte abgeschlossen sein sollen und ihr könnt außerdem den Stand eurer Kollegen*innen einsehen. Unter den jeweiligen Aufgaben gibt es die Möglichkeit zum Austausch in Form von Kommentaren und dem Hochladen von Dateien.

15. Trello:

Mit Trello ist es einfach Aufgaben im Team auf die einzelnen Mitglieder zu verteilen. In einem Board lassen sich alle Aufgaben einsehen, sowie das für die Aufgabe zuständige Mitglied. Für diese Aufgaben lassen sich Unteraufgaben erstellen und diese können wieder unter den Teammitgliedern verteilen. Außerdem können diese Aufgaben in Trello kommentiert und die jeweiligen Dateien hochgeladen werden.

16. Factro:

Bei Factro handelt es sich um eine cloud-basierte Projektmanagment-Software. Die Nutzer*innen haben bei der Nutzung der Software die Möglichkeit Projekte zu erstellen, Aufgaben zu planen und diese zu verteilen. Diese Aufgaben kann man ebenfalls priorisieren und bei einer Änderung oder Bearbeitung der Aufgabe alle Nutzer*innen, die an diesem Projekt arbeiten, informieren und ihnen gegebenenfalls Rückmeldung geben.

Fazit

Du siehst also: es gibt viele verschiedene Online-Tools, die dir die Arbeit im Homeoffice erleichtern können. Welches Tool du aber für deine Arbeit präferierst, musst du individuell für dich selbst entscheiden oder mit deinem*r Arbeitgeber*in absprechen.

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