Hilfreiche Software im Arbeitsalltag

Office-Tools sind ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit im Homeoffice. Bei der Organisation und Bewältigung von Aufgaben sowie der Planung und Einhaltung von Terminen sind sie kaum mehr wegzudenken. Doch auch bei der Gestaltung interner und externer Kommunikation im Büro sind sie essenziell. Die richtige Software für PC und Smartphone ist wichtig für Produktivität und Effizienz. Microsoft Office ist hier zweifelsfrei der größte und etablierteste Anbieter. Doch es lohnt sich auch einen Blick auf mögliche Alternativen zu werfen, denn Microsoft Office hat in den vergangenen Jahren starke Konkurrenz bekommen. Inzwischen gibt es zahlreiche nützliche Office-Tools zur Organisation von E-Mails, Terminen und Notizen. Die unten aufgelisteten Programme sind günstigere bzw. kostenlose Alternativen zum etablierten Microsoft Office und für viele verschiedene Betriebssysteme verfügbar. 

Microsoft Office

Werfen wir jedoch zunächst einen Blick auf den Platzhirsch unter den Office-Suiten. Das bereits 1989 veröffentlichte Programm ist eine Kollektion elementarer Anwendungen für die Arbeit im Büro und das wohl am häufigsten genutzte Office-Tool. Microsoft Office kann neben der der Verwendung am PC mit Windows auch mit Versionen für macOS, iOS und Android überzeugen. Die Software beinhaltet Office Programme wie: 

  • Word Textverarbeitung 
  • Excel Tabellenkalkulation 
  • PowerPoint Präsentationen 
  • Outlook Personal Information Manager 

welche für die Arbeit im Büro essenziell sind. Eine einfache Benutzerführung und die große Funktionspalette sprechen für das Programm. 

Für alle denen der Erwerb der Lizenz zu kostspielig ist, gibt es Microsoft 365 als Abonnement in verschiedenen Versionen in einer Preisspanne von ca. 4-17 € pro Monat. 

Doch Microsoft selbst bietet eine kostenfreie Online Variante von Office an. Mit der Anmeldung bei Microsoft erhält man Zugriff auf die Programme, welche zwar eine große Ähnlichkeit zu, echten Office aufweisen, dennoch in ihrer Funktionalität deutlich eingeschränkt sind. 

OpenOffice

Der Klassiker unter den Microsoft Office Alternativen, OpenOffice, bietet wesentliche essenzielle Module zur Büroarbeit. Ein Programm zur Textverarbeitung und Tabellenkalkulation, der Erstellung von Präsentationen, zum Zeichnen sowie einer Datenbanklösung. Und auch sonst gleichen sich die Programme sehr, wodurch ein Wechsel keine große Umgewöhnung verlangt. Ein Pluspunkt des Programms im Vergleich zu LibreOffice zum Beispiel. Es benötigt weniger Arbeitsspeicher. 

LibreOffice

Das kostenfreie Open-Source-Paket, welches unabhängig von OpenOffice weiterentwickelt wird, ist verfügbar für Windows, macOS und Linux. Es verfügt über Programme wie den Texteditor Writer, Tabellenkalkulation, Präsentationen und das Zeichenprogramm Draw, welches sich wie das Tool von OpenOffice zur rudimentären Bildbearbeitung eignet. Updates mit neuen Funktionen sind bei LibreOffice keine Seltenheit.

Das Programm ist überaus vielfältig und basiert auf dem Quellcode von OpenOffice, ist jedoch in einer modernen 64-Bit-Variante verfügbar. Des Weiteren wirkt das Programm optisch moderner. 

Die Programme der Office-Suite unterstützen viele Microsoft-Formate wie .docx, .pptx oder .xlsx und machen so die Zusammenarbeit mit Nutzern der Microsoft Suite möglich. Auch PDF Dateien können importiert und exportiert werden. Zusätzlich wird das Speichern des e-Book Formates ePub unterstützt. 

SoftMaker FreeOffice

Eine weitere Alternative zu Microsoft Office bietet dieses Office-Tool, welches Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware kombiniert. Die Programmformate DOC(X), XLS(X), PPT(X)  können problemlos geöffnet werden. Eine zusätzliche Funktion ist die Wahl, ob die Module in der klassischen Menüleisten oder moderner Ribbon-Leiste dargestellt werden sollen. SoftMaker FreeOffice verfügt zusätzlich über eine Touchscreen Funktion, welche größere Symbole und Menüeinträge zur Folge hat. 

Google Workspace

Dieses Office-Tool Paket ist im Gegensatz zu vielen anderen Programmen ausschließlich cloudbasiert. Bedeutet, die Tools können ohne Installation auf dem PC oder Mobilgerät leicht mit dem Browser aufgerufen und genutzt werden. Diese Kommunikations- und Kollaborationslösung beinhaltet Gmail, Google Drive, Google Kalender, Google Meet, Google Chat, Google Vault als auch Googles gängigen Büroanwendungen zum Erstellen von Textdokumenten, Tabellen, Präsentationen, Formularen und Websiten.
Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten sowie das Planen von Aufgaben und Terminen ist auch problemlos ohne Internetverbindung möglich. Ein erweiterter Funktionsumfang (im Vergleich zu den kostenlos verfügbaren Google Apps) ermöglicht die Nutzung eigener E-Mail Domains, bietet mehr Cloud-Speicherkapazitäten, sowie.zusätzliche Sicherheitsfunktionen. Durch den Offline Modus ist lediglich für die eventuelle Synchronisation von Daten eine Internetverbindung von Nöten. Die Nutzung von Google Workspace verlangt ein monatliches Abonnement sowie die Nutzung eines Google-Accounts. Hier betragen die Preise ca. 5-16 €. Bemerkenswert ist die Bereitstellung von 30GB Cloud-Speicher und das Abhalten von Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern und das schon im kleinsten Programm. 

Quelle: Unsplash

Google Docs

Für all diejenigen, die auch auf der Suche nach den oben genannten Büroanwendungen sind, aber kein Abonnement abschließen möchten, ist das Office-Tool Google Docs die Alternative. Hierbei handelt es sich um eine der  Apps, welche auch im Google Workspace Paket enthalten ist.  Das Erstellen von Textdokumenten, Tabellen, Präsentationen sowie Formularen ist hier jedoch kostenlos. Dokumente können hie entweder bei Google in Drive gespeichert oder auf den Rechner heruntergeladen werden. Außerdem minimiert die regelmäßige automatische Speicherung in Drive den Verlust von Änderungen.

Kalender

Quelle: Unsplash

EssentialPIM

Hier ist der Name Programm. EssentialPIM bietet neben einem Kalender eine Vielzahl weiterer Features aufgrund welcher das Programm als Personal Information Manager bezeichnet werden kann. Egal ob Windows, iOS oder Android, im Programm lassen sich Aufgaben und Notizen eintragen, Kontakte verwalten und E-Mail Kontakte einbinden. Die Daten werden hier in einer sicheren, schnellen und skalierbaren Datenbank gespeichert.
Querverweise und einfache Suche erleichtern das Arbeiten. Das Office-Tool verfügt außerdem über einen Passwort Manager. Auch hier lässt sich die kostenfreie Version des Office-Tools upgraden. Kostenpunkt ca. 36 €. Dadurch erhält man Zugriff auf ein großes Synchronisierungspaket u.a Google, iCloud, Outlook. Starke Verschlüsselungsmethoden oder eine Notizzettel Funktion für den Desktop sind weitere Argumente für die Software. 

OneCalender

Da man in manchen Fällen die Kalender mehrerer Office-Tools bereithalten muss bietet OneCalender hier die optimale Lösung. Diese Office Software ermöglicht den Import von Kalendern verschiedener Dienste. In der App für Windows, Android und iOS können beispielsweise die Kalender dieser Programme importiert werden:

Windows Live

Outlook.com

Google Calender

Office 365 

Exchange 

Facebook 

iCloud

WebCal

CalDAV 

So werden alle Kalender in einem lesbaren Überblick zusammengefasst, und das auch offline. Durch die Verwendung von Farben können Informationen schnell gefiltert werden, wodurch weder Termine, noch Ereignisse oder Geburtstage vergessen werden. 

Notizen

Evernote

Der 2008 gestartete Webdienst Evernote bietet sowohl die Verwendung im Browser als auch die Benutzung einer praktischen App an um bequem Notizen und To-Do Listen zu erstellen. Die kostenfreie Version des Office-Tools ermöglicht die Synchronisation auf zwei Geräten und beinhaltet eine Suchfunktion und Schlagwörter zum schnellen Finden von Inhalten als auch das Clippen von Webseiten. PDF-Dateien, belege, Dateien, Fotos, Bilder und Dokumente können dabei angehängt werden. Evernote Personal für ca. 7 € im Monat bietet ein noch besseres Angebot um im Alltag den Überblick zu behalten. Das Upgrade ermöglicht unter anderem den Offline Zugriff mit mobilen Geräten um am Computer sowie die Erstellung eigener Vorlagen und die Einbindung eines Google Kalender-Kontos. 

E-Mail

Thunderbird

Dieses leistungsstarke Open Source E-Mail Programm wurde von der Mozilla Foundation entwickelt und ist eines der besten Outlook Alternativen. Die herausragende E-Mail Funktionalität des Office-Tools vereint Geschwindigkeit, Datenschutz und neuste Technologie. Zahlreiche Add-Ons und weitere Funktionen ermöglichen unter anderem ejn anpassbares Design. Die integrierte Terminverwaltung ist nur eine vieler hilfreicher Erweiterungen. Ein Aufgabenplaner wie zum Beispiel mit der Windows Software EssentialPIM inklusive Passwort-Verwaltung und Manager erleichtert den Umgang von Terminen. Mit Funktionen wie „Do Not Track“ oder „Blockieren externer Inhalte“ garantiert Thunderbird Sicherheit und Datenschutz. 

Windows Mail

Für Windows Nutzer gibt es außerdem das Office-Tool Windows Mail. Auch hier verfügt der Nutzer neben den standardmäßigen E-Mail Funktionen zusätzlich über einen Kalender und eine Kontaktverwaltung. Jedoch kann die kostenfreie Version durch den Erwerb des Aufgabenplaners, Microsoft To-Do, erweitert werden. Zusätzlich erhält man bei der Verknüpfung des E-Mail Management Programms mit Microsoft Exchange Zugriff auf Sicherheitsfunktionen wie die Möglichkeit Nachrichten zu verschlüsseln. 

Fazit

Eine gute Organisation ist für das produktive Arbeiten, ob im Homeoffice oder im Büro, unumgänglich. Die im Artikel genannten Office-Tools stellen nur einen kleinen Teil der verfügbaren Büroanwendungen dar, die das Arbeiten und die Kommunikation mit Kollegen erleichtert. Programme fürs Projektmanagement, für die Kommunikation innerhalb des Teams und auch fürs Zeitmanagement gibt es in Hülle und Fülle. Hierbei sollte darüber nachgedacht werden, welche Tools die besten Funktionen haben und wirklich nützlich sind und so das effiziente Arbeiten unterstützen, und welche lediglich Platz auf dem Desktop einnehmen. Denn Überblick und Ordnung am eigenen Arbeitsplatz ist ebenso wichtig wie die vorhandenen Tools. Denn diese sollen neben der Einhaltungvon Terminen und Deadlines dabei helfen gesteckte Ziele zu erreichen und dadurch die eigene Professionalität unterstützen. 

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