Die Herausforderung der kreativen Zusammenarbeit im Homeoffice

Die Zusammenarbeit in Teams ist ein wichtiges Werkzeug von Unternehmen um Projekte zu entwickeln und Kreativität sowie Innovation zu fördern. Doch diese Zusammenarbeit kann sich im Homeoffice, wenn Mitarbeiter remote arbeiten und sich an unterschiedlichen Orten befinden, als schwierig erweisen. Um dennoch produktive Arbeitsprozesse zu schaffen sind Projektmanagement Tools ein hilfreiches Mittel um die Kommunikation und Austausch zwischen Mitarbeitern zu ermöglichen. Für die kreative Teamarbeit auch von zu Hause aus gibt es zahlreiche innovative Tools um die Arbeit so effektiv und übersichtlich wie möglich zu gestalten. Im nachfolgenden Artikel stellen wir die wichtigsten Hilfsmittel für die kreative Teamarbeit im Homeoffice vor. 

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eines der vielfältigsten Tools für die kreative Teamarbeit, da es sich sich mit zahlreichen Apps erweitern lässt. Bei Microsoft Teams verfügen Nutzer über die Möglichkeit von Chats, Anrufen und Videocalls für die Kommunikation in Echtzeit. Der Austausch von Dokumenten ermöglicht allen Beteiligten gemeinsam an einem Dokument arbeiten zu können. Es besteht sogar die Möglichkeit das Programm mit einer schwächere Internetverbindung zu nutzen, ideal für alle remote Arbeitenden in ländlichen Regionen. Das Tool wird ständig von Microsoft erweitert und mit neuen Funktionen ausgestattet. Dazu gehört auch, dass jedem Teammitglied bestimmte Rechte zugeordnet werden können.

Nutzer können festlegen wer auf einzelne Dokumente, welche alle im Online Speicher OneDrive abgelegt werden, zugreifen und sie verändern darf. Es gibt die Option von Passwörtern und die Möglichkeit Dokumente als „fertig bearbeitet“ zu markieren. Mitglieder können Dokumente gleichzeitig und gemeinsam bearbeiten und in Gruppen und Einzelchats miteinander kommunizieren. Teammitglieder können Inhalte ein- und auschecken sowie Freigabeprozesse für Dokumente einrichten. Auch über die Änderung von Inhalten in Bibliotheken, Listen oder Dokumenten kann man sich informieren lassen. Microsoft Whiteboard, eine digitale Leinwand, macht Konferenzen noch effizienter, wenn Teams Ideen sammeln und Abläufe skizzieren. Ein weiterer Vorteil von Microsoft Teams ist die Option Besprechungen aufzuzeichnen und live Untertitel einzuschalten. Falls Außenstehende eingeladen werden müssen ist dies kein Problem, da Externe eingeladen werden können, ohne, dass diese das Tool installieren müssen. So ist Microsoft Teams unter anderem laut Stiftung Warentest die Nummer 1 unter den Video-Telefonie Tools.

Google Workspace

Der Nachfolger der G Suite unterstützt die kreative Teamarbeit ideal durch Mail, Business-Chat und Videokonferenzen. Auch hier steht ein Online Speicher, in dem Fall Google Drive, für Dokumente, Sheets und Präsentationen zur Verfügung. Hier bietet Google Drive zum Beispiel geteilte Ablagen auch wenn alle Dokumente an einem gemeinsam nutzbaren Ort gesammelt werden. So sind alle Mitglieder immer auf dem aktuellen Stand. Auch hier können Mitglieder zum Herunterladen, Ansehen, Kommentieren und Bearbeiten berechtigt werden. Auf diese Weise entstehen nicht unzählige verschiedene Versionen eines Dokuments, was weder Verwirrung noch Ineffizienz zur Folge hat.

Teammitglieder können zusätzlich Ablaufdaten für freigegebene Dateien festlegen. Auch Aufbewahrungsregeln kann der User mit der „Google Vault“ Funktion bestimmen. Hilfreich sind auch Such- und Exportfunktionen des Programms. Bei Google Workspace ist man in der kreativen Teamarbeit nicht beschränkt, denn es können auch Dateien aus Drittsystemen eingebunden werden. Plug-ins für Outlook und Microsoft Office sind hier nur ein Beispiel. Google Workspace ist ab ca. 10 € in der Business Standard und für ca. 15 € in der Business Plus Version erhältlich. Preisinformationen für die Version Enterprise gibt es auf Anfrage. 

Dropbox Business

Bei Dropbox Business findet man alles, was man zur kreativen Teamarbeit benötigt, an einem Ort. Dazu gehören Inhalte, Tools und Mitarbeiter. User können unter drei verschiedenen Versionen und Preisen wählen. Doch bereits bei der Standard Version für 10 €/Monat erhält man eine Verwaltungskonsole und Audit-Protokoll sowie differenzierte Freigabebestimmungen. E-Mail, Live-Chat und Telefonsupport mit höchster Prioritätsstufe sind neben ebenfalls Teil des Pakets. Praktisch sind auch 3 TB Speicherplatz und intuitive Tools für Teammanagement und Zusammenarbeit. Das Advanced Paket für 15 € bietet weitere Highlights, darunter umfassende Admin-, Monitoring-, Sicherheits-, und Integrationsfunktionen sowie mehr Speicherplatz und Transfervolumen. Und für große Unternehmen steht die Enterprise Version zur Verfügung. Diese verfügt über alle Funktionen des Advanced-Abos und ist zusätzlich konfigurierbar. Kontoerfassung, Domain-Analysedaten und eine zentrale Verwaltungskonsole sind weitere Abo-Highlights, welche die kreative Teamarbeit unterstützen. 

Asana

Das Projektmanagement Tool von Asana bietet ein umfangreiches Angebot an Funktionen für das produktive Arbeiten im Team. Das Programm unterstützt nicht nur verschiedene Workflows sondern verfügt auch über zahlreiche Vorlagen für diverse Bereiche. Durch das Zentralisieren und Visualisieren von Aufgaben sowie verschiedene Funktionen wie Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgen von Projekten, erhalten Nutzer alle Projektmanagement-Abläufe in einem Tool. Hier bieten Boards, Listen, Zeitleisten oder ein Kalender ideale Rahmebedingungen für übersichtliches und organisiertes Arbeiten, die Grundlage jeder guten Teamarbeit.

Die Arbeit verschiedener Teams kann durch Ziele miteinander verknüpft werden. Und auch andere Tools wie Microsoft Teams, Slack, Jira oder Outlook sind mit Asana verknüpfbar. Zusätzlich können Teams, welche anhand verschiedener Aspekte erstellt werden können, mithilfe von Portfolios und Workloads herausfinden wie ihre Arbeit auf bestimmte Vorhaben des Unternehmens ausgerichtet ist. Aber auch Gästen können leicht und sicher in die Zusammenarbeit integriert werden, was Asana somit auch zu einer guten Wahl für große Unternehmen macht. Im kostenlosen Basic Paket sind bereits zahlreiche Funktionen erhalten, doch für noch höhere Ansprüche gibt es die Versionen Premium für 10,99 €, Business für 24,99 € sowie Enterprise für große Unternehmen.

Awork

Awork ist ein weiteres Projektmanagement Tool für die Unterstützung der kreativen Teamarbeit und ideal für die Organisation von Aufgaben und Projekten. So gibt es eine visuelle und auch eine tabellarische Projektplanung, optimal für Dealines, To-Dos und die integrierte Zeiterfassung/-auswertung. Es gibt die Möglichkeit zur Abstimmung zu Projekten und Aufgaben sowie die Möglichkeit Aufgaben nach User oder nach Projekt zu planen. Meilensteine anlegen, Abwesenheiten eintragen und einsehen und gleichzeitig die Auslastung im Blick behalten. All das ist mit Awork kein Problem. Umfassende Funktionen zur Aufgaben- und Projektplanung und übersichtliche Boards und Listen sind nur einige der Funktionen des Tools.

Die einfache Nutzung, unter anderem durch angenehmes User Interface, macht Awork zum optimalen Tool für die kreative Teamarbeit und bedienfreundlich für neue Nutzer. Teams profitieren außerdem von zahlreichen Vorlagen für diversen Bereiche. Für 10 €/pro Nutzer erhalten Teams die Möglichkeit Verantwortliche, Deadlines und Benachrichtigungen einzurichten und zusätzlich Aufgaben mithilfe von Listen zu organisieren, welche auf verschiedene Arten strukturiert werden können, oder diese in Unteraufgaben einzuteilen. 

monday.com

Bei dieser Plattform können Nutzer ganz leicht Wunsch-Workflows erstellen und verwalten, was Teams die einfache Arbeitsplanung ermöglicht. Alles innerhalb weniger Minuten. Sich wiederholende Arbeit kann hier automatisiert und dadurch Fehler vermieden werden. So haben Nutzer Zeit sich auf die wesentliche Aspekte der Teamarbeit, aber auch der Einzelarbeit zu konzentrieren. Die Drag-und-Drop Funktion für Spalten und Zeilen ermöglicht eine schnelle Anpassung und das Hinzufügen von Status-Elementen oder Dateien sowie das Verlinken von Boards untereinander sind nur einige Highlights des Tools. Auch monday.com ermöglicht die Integration anderer Tools sowie einen umfangreichen App-Marktplatz. Acht verschiedene Datenvisualisierungstypen erleichtern Teams zusätzlich die Arbeit. Auch diese Plattform ist in unterschiedlichen Versionen erhältlich, Basic (8 €), Standard (10 €), Pro (16 €) und Enterprise (Preis auf Anfrage) und die angebotenen Funktionen unterscheiden sich demnach. Doch schon beim Basic Paket erhalten Nutzer unbegrenzte Elemente, 5 GB Speicherplatz und die unbegrenzte Anzahl an Betrachtern. 

Fazit

Das Arbeiten im Homeoffice hat zwangsläufig zur Folge, dass aufgrund der nichtvorhandenen persönlichen Interaktion auch die Kommunikation auf der Strecke bleibt. Daher sind Tools für die kreative Teamarbeit unabdingbar. Da sich ein Großteil dieser Kommunikation auf psychologischer Ebene abspielt müssen diese Tools sich dem anpassen. Nichtsdestotrotz ist nicht zu vergessen, dass durch das Homeoffice die Teams abgekapselt von einander arbeiten und auch hier die Kommunikation zwischen Abteilungen überaus reduziert ist. Allerdings ist diese ein wesentlicher Faktor im Bereich der Innovation. Jedoch sind technische Tool in allen Fällen hilfreich Abteilungen bei der kreativen Teamarbeit zu unterstützen, da so leicht sichergestellt werden kann, dass alle über dieselben Informationen verfügen, in das Projekt eingebunden sind und aktiv daran teilhaben können. All das ohne Verwirrung, unzählige verschiedene Dokumente und Versionen  mit der Gefahr, dass der Fortschritt des Teams aus irgendeinem Grund verloren geht.