Experteninterview: Ivan Blatter
Neben den vielen neuen Möglichkeiten, die das Homeoffice mit sich bringt, stehen wir bei der Arbeit von zu Hause auch immer wieder vor neuen Herausforderungen. Eine der größten besteht darin, sich seine Zeit sinnvoll einzuteilen. Im Homeoffice Alltag kann es nämlich schnell passieren, dass die Zeit in gewisser Weise verrinnt und man das Vorgenommene nicht schafft. So kann eine Unzufriedenheit aufkommen, die einen im Arbeitsalltag beeinträchtigt. Deshalb ist es wichtig ein Zeitmanagement zu entwickeln, welches einem ermöglicht, den Arbeitstag so produktiv wie möglich zu gestalten und trotzdem noch genug Zeit für private Dinge zu haben.
„Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder“. Dieses Motto verfolgt der etablierte Schweizer Zeitmanagement – und Produktivitätstrainer Ivan Blatter. Dabei gehe es nicht darum, immer mehr in den Tag zu pressen, sondern aus der verfügbaren Zeit und den eigenen Fähigkeiten das beste zu machen. Blatter studierte Soziologie mit Volkswirtschaftslehre und juristischen Nebenfächern. Das Studium schloss er mit einem „Master of Arts“ erfolgreich ab und nahm danach verschiedene Stellen als Projektleiter im öffentlichen Dienst und in der Privatwirtschaft an. Allerdings wurde das Interesse, sich bestmöglich zu organisieren und zu wissen, wie mit Zeit am sinnvollsten umzugehen ist, schon während des Studiums in Blatter erweckt. So kam es dazu, dass er sich immer mehr mit dem Thema Zeitmanagement und Produktivität beschäftigte und sein Interesse nach und nach zu seinem Beruf machte.
Da es keine allgemeine Lösung für individuelle Zeit- und Produktivitätsprobleme gibt, besteht Blatters Methode darin, jedem einzelnen Kunden erst einmal genau zuzuhören und die jeweiligen Arbeitsweisen der Menschen genau zu verstehen. So kann Schritt für Schritt zusammen mit den Kunden eine perfekte und individuelle Lösung gefunden werden.
Ivan Blatter, hat sich dazu bereit erklärt, mit justhomeoffice.de ein Interview zu führen und ein paar Interessante Fragen für unsere Leserschaft zu beantworten. Darin erfährt man, wie man schon mit kleinen Tipps und Tricks, seinen Alltag im Homeoffice produktiver und organisierter gestalten kann und welche Tools sich dabei als beste Unterstützung anbieten.
Herr Blatter, sie sind Experte zum Thema Zeitmanagement. Wie kann ein verbessertes Zeitmanagement bei der Arbeit weiterhelfen?
Ein gutes Zeitmanagement hilft, mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu schaffen. Es geht gar nicht so sehr darum, immer mehr in den Tag zu pressen, sondern es geht darum, abends nach Hause zu gehen und sagen zu können: „Heute lief vielleicht nicht alles rund, aber es war ein guter Tag.“ Also hat ein erfolgreiches Zeitmanagement sehr viel mit der eigenen Zufriedenheit und Ausgeglichenheit zu tun.
Für ein besseres Zeitmanagement werden To-Do-Listen empfohlen. Wie stehen sie dazu? Können To-Do-Listen für den einzelnen oder auch für ein Team förderlich sein?
To-do-Listen sind ein absolutes Muss, damit wir die Übersicht nicht verlieren. Unser Kopf ist denkbar schlecht geeignet, um Aufgaben zu verwalten. Im Gegenteil: Der Kopf ist dazu da, um Zusammenhänge zu knüpfen, um kreativ zu sein, um nachzudenken usw. Deshalb ist der Kopf ja auch rund – damit wir die Gedanken kreisen lassen können. Sobald wir beginnen, alle Aufgaben konsequent zu notieren, führt das allein bereits zu einer spürbaren Erleichterung. Wir wissen, dass alles notiert ist, und können im Kopf ein Stück weit loslassen. Das funktioniert aber nur, wenn wir ein gutes Zeitmanagement haben, auf das wir uns wirklich verlassen können. Auch im Team sind To-do-Listen natürlich absolut wertvoll. So ist jedes Team-Mitglied immer auf dem aktuellen Stand und sieht die Zusammenhänge der gemeinsamen Arbeit viel besser. Auch kann man gemeinsam über Aufgaben diskutieren oder Rückfragen stellen – und zwar genau da, wo diese Diskussionen hingehören: bei den Aufgaben (und nicht etwa in einer E-Mail).
Digital oder Analog – Welche Tools eignen sich am besten für das Zeitmanagement?
Erster Grundsatz: Gut ist, was für Sie funktioniert. Zweiter Grundsatz: Das beste Tool befindet sich zwischen den eigenen Ohren. Wenn jemand die wichtigsten Grundsätze eines guten Zeitmanagements nicht verstanden hat und anwenden kann, dann rettet ihn kein Tool dieser Welt. Es ist heute noch problemlos möglich, seine Aufgaben analog zu verwalten. Wenn das zu jemandem passt, spricht überhaupt nichts dagegen. Sobald wir Aufgaben im Team verwalten wollen, wird es analog schon schwieriger – aber nicht unmöglich! Im Team könnte man ja z.B. ein gemeinsames Whiteboard nutzen, auf dem die Aufgaben mit Post-it-Zetteln aufgehängt werden. Ich persönlich organisiere mich allerdings komplett digital. So habe ich meine To-do-Liste immer bei mir und sie ist immer in einem Backup gesichert. Ich empfehle, mit den Tools zu beginnen, die sowieso schon installiert sind. Die meisten nutzen ja Microsoft 365. Hier gibt es Microsoft To do und den Microsoft Planner – zwei gut gemachte Tools. Apple Nutzer können mit den Apple Erinnerungen starten. Das Tool kann mehr als man meint. Wenn diese Tools nicht reichen, dann ist meine Empfehlung für die persönliche To-do Liste der „Todoist“. Für Team-Aufgaben ist Asana ein hervorragendes Tool.
Im Homeoffice ist man weitgehend auf sich gestellt, was das Zeitmanagement angeht. Welche Tipps können sie unseren Leser*innen geben? Womöglich sogar aus eigener Erfahrung, da sie ja auch selbstständig arbeiten.
Im Idealfall haben wir im Homeoffice einen eigenen Raum für die Arbeit. So bekommt man die Trennung von Arbeit und Freizeit (das ist ja die Hauptherausforderung) am ehesten hin. Wenn das nicht geht, dann kann man vielleicht eine ganz bestimmte Ecke immer für die Arbeit nutzen – und sei es nur die Ecke des Esstisches oder so. Das große Schlagwort lautet also: Trennung von Arbeit und Freizeit. Physisch und dann auch im Kopf. Dann empfehle ich, sich klare Start- und Schlussroutinen anzueignen. Einfach um sich selbst zu signalisieren: Jetzt beginnt die Arbeit und jetzt endet sie. Das kann so schlicht sein wie den Computer bewusst runterzufahren oder den Laptop zuzuklappen und in eine Schublade zu versorgen. Ich spiele gerne ein paar Minuten Klavier (mein neues Hobby seit Corona). Das hilft mir, den Übergang von der Arbeit in die Freizeit hinzubekommen. Im Homeoffice hat man ja keine Kaffeepausen mit den Kollegen. Umso wichtiger ist es, sich bewusst Pausen zu nehmen und sogar einzuplanen. Pausen sind ein entscheidender Baustein für eine hohe Produktivität und wir sollten ihnen eine hohe Priorität einräumen.
Welche Themen neben dem Zeitmanagement werden in Ihrem Podcast behandelt?
In meinem Podcast geht es um alle Themen rund um produktive Arbeit. D.h. ich spreche auch über das richtige Mindset, über Gewohnheiten, Zeitmanagement natürlich, ab und zu über Tools usw. Generell geht es also um Zeit- und Selbstmanagement.
