Videokonferenz-Softwares und Meeting-Apps: Die besten Lösungen fürs Homeoffice

Videokonferenzen sind nicht mehr wegzudenken

Videokonferenzen sind mittlerweile ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags im Homeoffice, ebenso wie es Meetings im Büroalltag sind. Mittlerweile verdrängen Videokonferenzen schon Telefonate. Um diese Meetings im Homeoffice geeignet durchführen zu können, werden Videokonferenz-Softwares benötigt. Was diese Systeme sind und welche es da genau gibt, klären wir auf.

Was sind Videokonferenz-Softwares?

Unter Videokonferenz-Softwares werden Softwares verstanden, die Videokonferenzen mithilfe der geeigneten Hardware ermöglichen. Die Teilnehmer*innen können sich bei den meisten Softwares aufgrund einer Videofunktion sehen. Die verbale Kommunikation kann durch das Einschalten des Mikrofons erfolgen. Insofern können die Teilnehmer*innen der Konferenz sich trotzdem gut untereinander verständigen, wie in einem realen Meeting.

Was benötigen Videokonferenz-Softwares?

  • Stabilen Internetzugang
  • Eventuelle externes Zubehör wie eine Kamera oder ein Mikrofon
  • Ein (funktionierendes) technisches Arbeitsgerät

1. Stabiler Internetzugang:

Damit die Kommunikation zwischen den Meeting Teilnehmer*innen auch gewährleistet werden kann, benötigen diese alle eine stabile Internetverbindung. Ohne eine stabile Internetverbindung kann es passieren, dass der*die Betroffene schlecht zu verstehen ist und/oder das Bild einfriert. Im schlimmsten Fall werden betroffene Teilnehmer*innen sogar aus dem Meeting geworfen und müssen erneut beitreten. Um diese Komplikationen zu vermeiden, sollten Arbeitnehmer*innen im Homeoffice mit einer instabilen Internetverbindung darüber nachdenken ihren Anbieter zu wechseln oder einen anderen Tarif zu nehmen, um von einer besseren Internetverbindung profitieren zu können.

2. Externes Zubehör (nach Bedarf):

Falls das technische Arbeitsgerät, welches für die Teilnahme an den Videokonferenzen genutzt werden soll, nicht über eine Kamera und/oder ein Mikrofon verfügt, beziehungsweise diese von schlechter Qualität sind, sollten Arbeitnehmer*innen über den Kauf externen Zubehörs nachdenken. Externes Zubehör kann die Kommunikation zwischen den Teilnehmer*innen erheblich verbessern, indem sowohl die verbale als auch die nonverbale verbessert wird. Eine externe Kamera kann nämlich die Bildqualität und ein externes Mikrofon die Tonqualität verbessern. Insofern kann externes Zubehör die Kommunikation zwischen den Videokonferenz-Teilnehmer*innen erheblich verbessern.

3. Ein technisches Arbeitsgerät:

Ebenso wie der Aspekt der stabilen Internetverbindung, sollte die Verwendung eines technischen Arbeitsgerät, um an Videokonferenzen teilnehmen zu können, selbsterklärend sein. Insofern ist es wichtig, dass die Arbeitnehmer*innen ein funktionierendes Arbeitsgerät für die Teilnahme nutzen. Dabei ist es egal, ob auf einen Computer, einen Laptop oder auf ein Tablet zurückgegriffen wird. Es kann sogar per Smartphone an den Videokonferenzen teilgenommen werden, da die einzige Voraussetzung ist, dass das technische Gerät eine Verbindung zum Internet herstellen kann.

Frau bei Videokonferenz
Quelle: Unsplash

Die gängigsten Videokonferenz-Softwares fürs Homeoffice

Zoom:

Das Videokonferenz-System Zoom gehört zu dem amerikanischen Softwareunternehmen Zoom Video Communications. Das Unternehmen wurde im Jahr 2011 in Kalifornien gegründet. Vor allem im Zusammenhang mit der digitalen Lehre hatte das Unternehmen mit dem Videokonferenz-System einen weltweiten Aufschwung.

Vorteile

1. Einfache Bedienung:

Die Bedienung von Zoom ist wirklich kinderleicht. An den Videokonferenzen kann entweder durch einen Link oder eine Meeting-ID mit Passwort teilgenommen werden. Auch die in Zoom integrierten Features sind einfach zu finden, da sie sich am unteren Rand des Bildschirms befinden. Außerdem hat Zoom den Vorteil kurze Ladezeiten zu haben, sowie eine dafür sehr gute Video- und Gesprächsübertragung.

2. Integrierte Bildschirmfreigabe:

In die Software ist schon gleich eine Bildschirmfreigabe integriert, welche es den Teilnehmer*innen ermöglicht ihren Bildschirm mit den anderen Teilnehmer*innen zu teilen. Aufgrund dessen ist es bei Zoom ganz einfach Präsentation zu halten oder bei einem technisches Problem dieses einfach auf dem eigenen Desktop zu zeigen.

3. Das Planen künftiger Meetings:

Außerdem ist es mit Zoom ganz einfach künftige Meetings zu planen, da künftige Termine ganz einfach auch in den digitalen Kalender übertragen werden können. Der Host des Meetings kann zudem in den Meeting Einstellungen auswählen in welchen Zeitintervallen das Meeting künftig stattfinden soll. Dadurch muss der Host des Meetings nicht jedes Mal ein neues Meeting erstellen, sondern kann immer das schon vorhandene Meeting verwenden.

4. Aufzeichnungsfunktion:

Ebenfalls in Zoom integriert ist eine Aufzeichnungsfunktion, welche es ermöglicht die Meetings aufzuzeichnen. Dadurch bekommen Teilnehmer*innen die Möglichkeit sich das Meeting zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal anzugucken, oder mit Kolleg*innen zu teilen, die an dem Meeting nicht teilnehmen konnten.

5. Nutzung eines Whiteboards:

Extra für Brainstormings ist in die Software auch eine Whiteboard-Funktion integriert. Darunter kann sich simpel ein weißer Hintergrund vorgestellt werden, auf welchem alle Teilnehmer*innen des Meetings einfach schreiben oder zeichnen können.

Nachteile

1. Die entstehenden Kosten:

Ein Nachteil ist, dass nicht alle Funktionen für die kostenlose Funktion von Zoom nutzbar sind. So ist es bei der kostenlosen Version so, dass die Anzahl der möglichen Teilnehmer*innen und die Dauer des Meetings beschränkt sind. Insofern müssen die Teilnehmer*innen entscheiden, ob sie in eine lizensierte Version investieren, um längere und größere Meetings erstellen zu können.

2. Sicherheitsrisiken:

Eigentlich ist Zoom eine sichere Software, jedoch kann es immer mal sein, dass der Meeting-Link mit jemandem geteilt wird, der eigentlich nicht befugt ist an dem Meeting teilzunehmen. Gerade als die Software an mehr Bekanntheit erlangte war dies immer wieder ein Problem, welches unter dem Namen „Zoombombing“ bekannt wurde.

Google Meet

Google Meet ist eine Videokonferenz-Software der Firma Google. Jede*r Nutzer*in mit einem Google Konto kann bei Google Meet Meetings mit bis zu 100 Teilnehmer*innen für eine Dauer von einer Stunde erstellen.

Vorteile:

1. Datenschutz:

Google arbeitet ständig an ihren Datenschutz-Bestimmungen, weshalb der Datenschutz auch bei Google Meet gewährleistet wird. Teilnehmer*innen müssen sich deswegen keine Sorgen machen, dass ihre Daten an Dritte weitergegeben.

2. Integration anderer Google Angebote:

Ein weiterer Vorteil von Google Meet ist, dass dieses mit den anderen Google Angeboten verknüpft ist, weshalb es ganz einfach ist eine Meeting Einladung zum Beispiel per Mail rauszuschicken oder ein Meeting in den digitalen Kalender zu übertragen.

3. Untertitel Funktion:

Vor allem für Meetings mit internationalen Teilnehmer*innen kann die in Google Meet integrierte Untertitel Funktion von Vorteil sein. Diese ist bis jetzt zwar nur in Englisch verfügbar, allerdings ist die Qualität der Übersetzung gut und beinhaltet kaum Fehler.

4. Vorbereitungsbereich:

Außerdem von Vorteil ist der Vorbereitungsbereich, in dem es den Teilnehmer*innen möglich ist ihren Hintergrund festzulegen und ihr Mikrofon noch einmal zu testen. Erst wenn dieses erledigt ist, können sie auf einem Button klicken, welcher dem Host mitteilt, dass der*die Teilnehmer*in bereit für den Beitritt des Meetings ist.

Nachteile

1. Kosten

Einige Funktionen, wie die Aufzeichnungsfunktion, sind nicht in der kostenlosen Funktion von Google Meet integriert, Deswegen müssen Teilnehmer*innen des Meetings überlegen, ob die auf einige zusätzliche Features verzichten können oder diese benötigen und aufgrund dessen in eine Premium Version von Google Meet investieren.

2. Schlechte Übertragung:

Von allen Videokonferenz-Softwares, die wir getestet haben, war die Übertragen bei Google Meet die schlechteste. Insofern kam es oft vor, dass die Bildqualität einiger Teilnehmer*innen schlecht war, ebenso die Tonqualität oder Teilnehmer*innen ganz aus dem Meeting geflogen sind. Dies kann natürlich auch zum Teil mit der Internetverbindung zusammenhängen, allerdings ist schon ein deutlicher Unterschied zu den anderen Softwares, wie Zoom, zu sehen.

Skype

Bei Skype handelt es sich um einer der ältesten und auch bekanntesten Videokonferenz-Softwares. Skype wurde im Jahre 2003 eingeführt und seitdem ständig verbessert.

Vorteile

1. Viele Features für die kostenlose Nutzung:

Die Videokonferenz-Software hat in die kostenlose Version viele kostenlose Features, wie die Aufzeichnungsfunktion integriert, die einigermaßen gut funktioniert. Somit bietet Skype eine zahlreiche Auswahl an Features, ohne groß in eine Premium Version investieren zu müssen.

Nachteile

1. Teilweise unübersichtlich:

Gerade für Einsteiger erscheint die Software als unübersichtlich. Es kann unter Umständen also eine gewisse Zeit dauern, bis Nutzer*innen sich mit dem Programm zurechtfinden können.

2. Sicherheitsbedenken:

Ein weiteres Problem können Sicherheitsbedenken darstellen, gerade, weil es schon Berichte darüber gab, dass Microsoft Mitarbeiter Mitschnitte von Skype-Telefonaten transkribiert haben.

Microsoft Teams

Bei Microsoft Teams handelt es sich um eine von Microsoft entwickelte Videokonferenz-Software. Diese ermöglicht Chats, Videokonferenzen und das Teilen von Notizen.

Vorteile

1. Kombination der anderen Microsoft-Programme:

Microsoft Teams lässt sich wunderbar mit anderen Programmen der Microsoft-Familie kombinieren, weshalb Dateien einfach geteilt werden können und an diesen gemeinsam im Team gearbeitet werden kann. Zudem ist Microsoft Teams nicht nur für Videokonferenzen nützlich, sondern auch für Teamorganisation.

2. Aufzeichnung von Meetings mit Transkription:

Ein weiterer Vorteil von Microsoft Teams ist die Möglichkeit Meetings aufzeichnen zu können und diese auch transkribieren zu lassen. Aufgrund dessen können Teilnehmer*innen später nochmal auf die Inhalte des Meetings zurückgreifen, sowohl in schriftlicher als auch bildlicher Form.

3. Whiteboard- Funktion:

Auch bei Microsoft Teams haben Teilnehmer*innen einer Videokonferenz die Möglichkeit mit einem Whiteboard zu arbeiten, um beispielsweise Brainstormings durchzuführen.

Nachteile

1. Keine kostenlose Version:

Ein ziemlicher Nachteil von Microsoft Teams ist, dass es keine kostenlose Variante gibt, sondern die Nutzung auch immer automatisch mit Kosten verbunden sind.

2. Datenschutz:

Da Skype und Microsoft Teams beide zu Microsoft gehören, gibt es auch hier die schon genannten Sicherheitsbedenken. Hinzu kommt auch noch, dass Microsoft sich an die amerikanischen Datenschutzbestimmungen, welche sich stark von den deutschen Gesetzen und Standards unterscheiden.

Quelle: Unsplash

Fazit

Bei der großen Anzahl an Videokonferenz-Softwares fällt die Wahl nicht immer leicht, aber sie kann trotzdem einen enormen Einfluss auf die Videokonferenzen haben. Je nach den Anforderungen an die Software sollten Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen entscheiden, welche Software, die am geeignetsten für künftige Meetings ist, um eine gute Kommunikation gewährleisten zu können.

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